מלבד כתבי הטענה וראיות, חברות זרות בבתי משפט בסין צריכות להשלים סדרה של רשמיות, שלעתים יכולות להיות מסורבלות במקצת. לכן, יש צורך לפנות מספיק זמן להתכונן.

I. תעודות הסמכת נושא: 'מי אני' ו'מי מייצג אותי '

כדי להשתתף בהתדיינות האזרחית בסין, אישורי ההסמכה לנושא שחברות זרות צריכות להגיש כוללים:

1. רישיון עסק, או מסמך האישור במצב תקין שהונפק על ידי רשות רישום הארגון;

2. מסמכים המאשרים את מעמדם של הנציג המשפטי או הנציג המוסמך (למשל תקנון החברה, החלטת הדירקטוריון וכו ');

3. מסמכים המאשרים את זהותם ("תעודת זהות") של הנציג המשפטי או של הנציג המוסמך, לרבות שמו ותפקידו;

4. דרכון או תעודות זהות אחרות של הנציג המשפטי או הנציג המוסמך. 

המסמכים שלעיל נוגעים בעיקר ל'נציג משפטי '(法定 代表人) ו'נציג מורשה' (授权 代表人), ולכן יש צורך להבהיר את שני המושגים הללו. חברות סיניות או חברות זרות כולן זקוקות לאדם טבעי, מטעם החברה, לחתום על מסמכי ההתדיינות ולהשתתף בהתדיינות משפטית. לכל חברה סינית יש 'נציג משפטי' רשום, אשר רשאי לייצג את החברה להשתתפות בהתדיינות משפטית ללא צורך באישור נוסף.

אם לחברה זרה יש נציג משפטי, הוא יכול גם להשתתף בהתדיינות מטעם החברה. על מנת לאשר את מעמדו, החברה הזרה צריכה בדרך כלל להגיש את תקנוןיה או מסמכים דומים אחרים. באשר לחברה הזרה ללא נציג משפטי, היא נדרשת להסמיך באופן ספציפי 'נציג מורשה' להשתתף בתביעה. מבחינה זו, החברה הזרה צריכה להגיש החלטת דירקטוריון קשורה המתקבלת על פי תקנוןיה.  

ראוי לציין כי בתי משפט בסין דורשים גם "תעודת זהות" של הנציג המשפטי או הנציג המוסמך. תעודה זו מכילה בדרך כלל משפט אחד בלבד, כגון 'אדם מסוים ממלא תפקיד מסוים בחברה, הוא / היא גם הנציג המשפטי / הנציג המוסמך של אותה חברה'. זה אולי נראה מיותר; עם זאת, אין להשמיט מסמכים כה פשוטים וחוזרים על עצמם.

על החומרים הנ"ל לחתום על ידי הדירקטורים או מזכירת החברה וכו ', על פי החוק המקומי הזר ותקנון החברה. יש לציין כי סין מדגישה חשיבות רבה לכלבי הים. לכן מומלץ לחברות זרות להחתים את חותם על כל המסמכים, גם אם חותמות אלה אינן דקורטיביות בלבד ואינן יעילות מבחינה משפטית במדינתן.

II. ייפוי כוח: 'מי עורך הדין שלי'

כדי להשתתף בהתדיינות משפטית בבתי משפט בסין, חברות זרות נדרשות לעיתים קרובות להטיל חובה על עורכי דין סיניים, ולכן הן צריכות להגיש את ייפוי הכוח לבתי המשפט. ייפוי הכוח יחתום על ידי הנציג המשפטי או הנציג המוסמך כמתואר לעיל, ועדיף להחתים אותו עם חותם החברה.

אם החברה אינה מחייבת עורך דין, הנציג המשפטי או הנציג המוסמך צריכים להשתתף בהתדיינות באופן אישי.

III. נוטריון ואימות: 'הכלים שלי אותנטיים'

1. מהם אישור נוטריוני ואימות

מרבית מסמכי ההסמכה לנושא ונהלי ההרשאה של חברות זרות נוצרים מחוץ לשטח סין. על מנת לאשר את האותנטיות של חומרים אלה, חוקים סיניים מחייבים כי תוכן ויצירת החומרים יאושרו על ידי נוטריון זר מקומי (שלב "אישור נוטריון"), ולאחר מכן יאושרו על ידי השגרירות או הקונסוליה הסינית ב אותה מדינה על מנת לאשר כי חתימתו או חותמתו של הנוטריון נכונה (שלב "האימות"). רק אז החומרים יכולים להיות יעילים.

 בפועל, שלבי האישור הנוטריוני והאימות הם בדרך כלל להלן:

(1) "אישור נוטריון" על ידי נוטריון זר מקומי;

(2) אישור על ידי פקידי ממשל זרים כי זהות הנוטריון וחתימתם הם אותנטיים;

(3) "אימות" על ידי השגרירות או הקונסוליה הסינית באותה מדינה שזהותם וחתימתם של קציני ממשל זרים הם אותנטיים. התמונה המצורפת לעיל היא דוגמה ממסמכי האימות של שגרירות סין וקונסוליה. היא רק מאשרת כי "הן חותמת מחלקת המדינה של ארצות הברית והן חתימתו של עוזר קצין האימות CHANA TURNER במסמכים הקודמים הם אותנטיים"; והרשות שהנפיקה את המכשירים צריכה להיות אחראית לתוכנם. 

אם סין התקשרה באמנה עם מדינה מסוימת, תהליך ההסמכה צריך להתבצע בהתאם לאמנה.

2. תוכן האישור הנוטריוני

כפי שהוצג בעבר, "אימות" נועד רק לאישור כי חתימתו או חותמתו של הנוטריון נכונה, ואילו "אישור נוטריון" הוא המפתח לאישור האותנטיות של המסמכים. על פי ניסיוננו, על המכתב הנוטריוני לפחות לציין את התוכן הבא.

(1) רישיון העסק או מסמך האישור במצב תקין: (א) זמן ומקום השגת העותקים; (ב) העותקים תואמים את המקור;

(2) תקנון החברה: (א) זמן וקבלת העותקים; (ב) העותקים תואמים את המקור;

(3) החלטת הדירקטוריון: (א) מועד ומקומה של ההחלטה; ו- (ב) החתימה והחותם מבוצעים תחת עדות הנוטריון, שהם אותנטיים ויעילים;

(4) "תעודת הזהות": (א) הזמן והמקום לחתימת האישור; ו- (ב) החתימה והחותם מתבצעות תחת עדות הנוטריון, שהם אותנטיים ויעילים;

(5) הדרכון או תעודות זהות אחרות: המסמכים הם אותנטיים ויעילים; ו

(6) ייפוי הכוח: (א) הזמן והמקום לחתום על ייפוי הכוח; ו- (ב) החתימה והחותם מבוצעים תחת עדותו של הנוטריון, שהם אותנטיים ויעילים.

IV. תִרגוּם

כל החומרים בשפות זרות המוגשות לבתי משפט בסין צריכים להיות מלווים בתרגום לסינית (למעט המקרים שנשפטו על ידי בית משפט מסחרי בינלאומי בסין של בית המשפט העממי העליון). בפועל, יש בתי משפט בסין שאף דורשים כי התרגום יימסר על ידי סוכנויות התרגום שמונו.

תמונה של ג'וקאן טאטייסי (https://unsplash.com/@tateisimikito) ב- Unsplash

תורמים: צ'ניאנג ג'אנג 张 辰 扬 , יוא וו 武 悦

שמור כ- PDF